Dématérialisation et optimisation du processus Purchase to Pay

 
Les processus d’ordre d’achat, commande, confirmation de commande, entrée de marchandises, entrée de facture et validation de paiement de la facture fournisseur représentent des gisements de productivité et d’économies, et sont considérés comme largement perfectibles. Les Directions Métiers ont désormais pris la mesure des apports de la dématérialisation et de l’optimisation du processus Purchase to Pay à leur organisation :
  • Réduction des coûts par l’automatisation des étapes d’acquisition, d’autorisation, de comptabilisation et de validation des factures.
  • Réduction des délais de traitement.
  • Optimisation de la gestion des échéances de paiement (conformité LME2008)
  • Fiabilisation de la chaîne de traitement et traçabilité du processus de validation.
  • Auditabilité des processus ; disponibilité et fiabilisation des données financières
  • Optimisation du temps comptable pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Clôture de période plus rapide et accélération des reporting comptables.
  • Amélioration des relations fournisseurs (information précoce sur les statuts de traitement de la facture, meilleur respect des délais de paiement, …)
Odyssée Conseil vous accompagne dans l’analyse et la mise en œuvre de vos projets : Quel périmètre d’évolution ? Quelles solutions retenir et comment veiller à leur bonne intégration dans votre système d’information ? Quels modes d’exploitation retenir ? Quel degré d’externalisation? Quels impacts organisationnels anticiper ?

Quels processus souhaitez-vous optimiser en priorité ?
  • La Réception et saisie de la facture fournisseur.
  • Le rapprochement commande – facture – réception.
  • Les engagements (création et validation des demandes d’achat).
  • Le circuit de validation et d’approbation des factures et émission du bon à payer.
  • Gestion des litiges (écart de prix, de quantité, réception manquante, autres litiges).
  • Proposition et validation de la mise en paiement des factures fournisseur.

Quelles solutions technologiques et quels modes d’exploitation ?
 
Afin d’automatiser la globalité des flux de factures fournisseurs, les entreprises ont désormais recours à plusieurs procédés, faisant cohabiter des solutions de :
  • Numérisation de factures sur support papier,
  • LAD/RAD,
  • Dématérialisation fiscale de factures,
  • Injections des données numériques (données et images) dans des outils de GED et de workflow,
  • Intégration dans les back-offices comptables.

Dans le même esprit, les différents modes d’exploitation peuvent cohabiter ; Internalisation, externalisation, exploitation mixte (avec externalisation de certaines étapes vers des opérateurs en mode FAH ou Saas) et ce, en fonction de :
  • La nature centralisée/décentralisée de l’organisation,
  • Les volumétries et la complexité des documents à traiter,
  • La taille et les moyens de l’entreprise,
  • La stratégie d’un démarrage global simultané pour l’ensemble des flux (papier et électroniques), ou encore la volonté de concentrer les équipes sur leur cœur de métier.

Odyssée Conseil vous aide à définir le périmètre de votre projet, la montée en charge des flux, et votre plan de déploiement.