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3 types de « dématérialisation » des factures sont habituellement rencontrés :
  • La numérisation de factures reçues au format papier et leur injection (images et données) dans un ERP ou un Workflow de traitement.
  • La « dématérialisation de gestion » : transmission électronique de données de facturation sans valeur probatoire. La facture originale est la facture au format papier.
  • La « dématérialisation Fiscale », permettant la suppression des originaux sur support  papier, sous réserve du respect des dispositions légales et du recours à des procédés techniques adaptés.

La facturation : un processus spécifique, couteux et à faible valeur ajoutée.
La facture doit répondre à des obligations opérationnelles et légales : lien entre gestions commerciale et comptable ; document encadré par le Code du Commerce ; document fiscal, support de la collecte et justificatif pour la déduction de la TVA. Le fonctionnement des systèmes de facturation est souvent couteux et à faible rendement :
  • Coûts directs importants liés à la gestion du papier, aux multiples saisies de données, aux démarches de recouvrement et de traitement des litiges, aux coûts d’archivage physique.
  • Coûts indirects : coûts de trésorerie, difficultés à respecter des délais de paiement, faible partage de l’information, coûts de recherche et de restitution en cas de contrôle fiscal, etc.

Pourtant, les conditions juridiques et techniques sont aujourd’hui réunies pour la dématérialisation fiscale des factures.

Quels procédés sont autorisés ? Quelles évolutions avec la nouvelle Directive 2010/45/EU du 13 juillet 2010 ?
A ce jour, 2 procédés sont effectivement autorisés :
  • L’échange de fichiers de données structurées (EDI), sur lesquelles s’appliqueront des contrôles de mentions obligatoires, complétés d’informations de traçabilité (horodatage, Liste récapitulative, Fichier des Partenaires), conformément à l’article 289bis du CGI en France.
  • L’échange de fichiers pouvant être « non structurés » (PDF, autres), obligatoirement signés électroniquement à l’aide d’un certificat numérique délivré par une autorité de certification ; conformément à l’article 289V du CGI en France.

La Directive 2010/45/EU doit avoir été déclinée en droit national au 1er janvier 2013. Un des principaux objectifs : contribuer à promouvoir la facture électronique par un assouplissement des règles imposées. Cela passe par :
  • La déclaration d’un Principe d’égalité Facture papier/Facture électronique, notamment en termes de charges administratives ou de contrôles fiscaux.
  • La possibilité d’une "3ème voie", en termes de procédés, chaque assujetti pouvant déterminer la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture seront assurées ; par exemple, des contrôles de gestion qui établiraient des pistes d’audit fiables seraient admis.

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